Przejdź do treści

Nasze rozwiązanie do obsługi KSeF

 
ZigZak

Rozwiązanie do obsługi Krajowego Rejestru e-Faktur (KSeF)

Uniwersalna aplikacja do obsługi KSeF.

Z myślą o przedsiębiorstwach, których system ERP nie jest w stanie obsłużyć funkcji KSeF, przygotowaliśmy rozwiązanie zewnętrzne. To aplikacja przekształcająca zwykłe pliki PDF w faktury ustrukturyzowane, oraz zapewniająca pełną komunikację z KSeF (wysyłanie, odbieranie faktur i UPO). Zadbaliśmy także o takie szczegóły jak wizualizacje i weryfikacja przetwarzanych faktur czy nanoszenie kodów QR.

Zapytaj o ofertę
KSeF - Przykład ekranu

Przykładowy ekran aplikacji do obsługi KSeF

Zastosowanie

Konwersja i Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF

KSeF - Wysyłanie
  • Program przed wysłaniem sprawdza poprawność faktur i zawczasu wskazuje (na ich wizualizacjach) ewentualne błędy. Można je także od razu poprawić.
  • Nie dopuszcza do powtórnego wysłania tej samej faktury (np. w wyniku błędu operatora).
  • Obsługuje nanoszenie kodów QR na pliki PDF (regularnie, lub gdy gdy serwer KSeF nie działa).
  • Nanosi numery KSeF na referencje w korektach faktur, pozwala tworzyć korekty anulujące wybraną fakturę do zera, korektę nazwy kontrahenta, oraz udostępnia wiele innych funkcji.

Pobieranie faktur zakupu z KSeF, wizualizacja, ewentulny wydruk

KSeF - Pobieranie
  • Program prowadzi lokalną kopię rejestru faktur zakupu z KSeF
  • Umożliwia szybkie wyszukiwanie faktur zakupu wg różnych kryteriów
  • Udostępnia wizualizację faktur zakupu (w różnych układach), a także ich wydruk.
  • Może nanosić numery KSeF na ewidencje w plikach JPK_V7 i na polecenia przelewów wychodzących. (Są to kolejne wymagania MF: JPK_V7 z numerami KSeF ma obowiązywać od lipca 2024, a numery KseF w tytułach zapłat za faktury - od stycznia 2025).

Nasz produkt wyróżnia

Możliwość konwersji zwykłych faktur PDF na format wymagany przez KSeF
Pełne sprawdzanie poprawności przed wysłaniem i wskazywanie na wizualizacjach faktur ewentualnych błędnych pól/obszarów
Wizualizacja faktur w wielu alternatywnych układach (m. in. Aplikacji Podatnika, standardu MF)
Proste wdrożenie (zazwyczaj nie wymaga żadnych zmian w systemach Klienta)
Możliwość wprowadzenia do faktur poprawek bezpośrednio na ich wizualizacjach (masz pewność, co zmieniasz)
Wielojęzyczność:
Angielski, oraz
inny język (użytkownika)

Sprzedaż, wdrożenie i wsparcie

Wystawianie faktur sprzedaży i księgowanie faktur zakupu jest ważną częścią codziennej pracy każdego przedsiębiorstwa. Uważamy, że należy im zapewnić odpowiedni poziom wsparcia, wyższy niż w przypadku pozostałych produktów ZigZak (wysyłanych raz w miesiącu plików JPK czy tworzonych raz w roku sprawozdań finansowych). Uruchomienie naszego rozwiązania wymaga także indywidualnego przygotowania reguły konwersji faktur z plików PDF (bo praktycznie w każdym przedsiębiorstwie faktura sprzedaży wygląda inaczej).

Dlatego sprzedażą, wdrożeniem i wsparciem tej aplikacji zajmuje się nasz wieloletni partner, firma RDB z Rzeszowa:

Skontaktuj się z RDB

RDB od wielu lat tworzy, jako podwykonawca ZigZak, rozwiązania integrujące nasze standardowe skoroszyty JPK z systemami ERP Klientów. W przypadku aplikacji do obsługi KSeF zdecydowaliśmy się na odwrócenie ról: tutaj ZigZak pełni rolę podwykonawcy RDB.

Inne szczegóły

Przygotowanie oferty

Przygotowanie oferty na moduł obsługujący faktury sprzedaży wymaga od nas wyceny prac nad dedykowanym konwerterem PDF. Potrzebujemy do tego reprezentatywnej próbki plików PDF z Państwa fakturami. Proponujemy wówczas następujące podejście:

  1. Zaczynamy od zobowiązania się na piśmie do zachowania w tajemnicy danych, które od Państwa otrzymamy. Dlatego prosimy przesłać do nas Państwa standardową klauzulę poufności: zostanie przez nas podpisana i odesłana. Ze względu na specyfikę, nie chcemy narzucać Państwu żadnego wzoru tego dokumentu. Sądzimy, że będziecie się czuli pewniej, otrzymując podpisany tekst przygotowany przez Państwa prawników. Jeżeli jednak nie wypracowaliście sobie Państwo jeszcze takiego wzoru, możemy wskazać przykład ze strony gov.pl:. Sugerujemy tylko dodać do tego tekstu jakiś termin obowiązywania tej klauzuli – np. 3 lub 5 lat).
  2. Po odebraniu podpisanej klauzuli poufności, prosimy przesłać do nas:
    1. Pliki PDF z przykładami wszelkich rodzajów faktur, które u Państwa występują (faktury VAT krajowe, WDT, eksportowe, zaliczkowe, ich korekty, ...). Najlepiej, aby było to razem nie mniej niż 20-30 faktur z Państwa systemu produktywnego.
    2. Opis kto, gdzie i kiedy wystawia w Państwa przedsiębiorstwie faktury sprzedaży
  3. Po otrzymaniu informacji z p. 2, będziemy mogli ustalić szczegóły przetwarzania danych z Państwa systemu i przedstawić ofertę na implementację systemu obsługi.

Porównanie z produktami konkurencji

"Piętą achillesową" innych zewnętrznych systemów do obsługi KSeF jest pomysł na wczytywanie faktur sprzedaży. Proszę zwrócić uwagę, że w opisach rozwiązań każdy z dostawców wspomina o tym tylko ogólnikowo, często optymistycznie ogłaszając, że "jest w stanie połączyć się z każdym systemem". Zapewne - ale jak? Niektórzy z nich piszą coś mgliście o "wypełnianiu danymi formatek Excela", inni zamierzają korzystać z zawartości wygenerowanych z systemu Klienta JPK_FA.

Zacznijmy może od wczytywania danych z JPK_FA: taka operacja oznacza drastyczne uproszczenie - w ten sposób nie można np. przenieść żadnych uwag do faktury. Poza tym - w JPK_FA występuje pojedyncza podstawa VAT 0% (pole P_13_6), podczas gdy faktura ustrukturyzowana KSeF wymaga rozbicia jej na trzy różne przypadki (P_13_6_1, 2, 3). Gdzie tej informacji szukać? Poprzez kojarzenie (po numerze faktury) z ewidencją z JPK_VAT za ten sam okres? Wreszcie - to źródło nie dostarcza żadnej informacji o ewentualnej trzeciej stronie transakcji (odbiorcy faktury, płatniku, faktorze, itp.)

Z kolei "wypełnianie formatek Excela" oznacza bezpośredni import danych z systemu Klienta. Brzmi dobrze, i jest szansa, że dostawca takiego programu ma opracowane połączenia z popularnymi systemami ERP, np. z SAP czy mniejszym Dynamics 365. Inna sprawa, że taki SAP ma dedykowane rozwiązanie dla KSeF. A co mają zrobić Klienci, którzy używają bardziej "egzotycznych" systemów? To przecież oni są zmuszeniu szukać do obsługi KseF programów zewnętrznych! Konieczność zestawienia takiego interfejsu komplikuje każdy projekt. Wymaga udziału dodatkowego specjalisty IT po stronie Klienta, znającego szczegóły struktury danych system sprzedaży. Jego zadaniem jest przygotowanie jakiejś procedury/programu, który wypełni wymagane tablice/formatki. W praktyce budowa takiego interfejsu może wymagać wprowadzenia tego drugiego informatyka (niekoniecznie z Polski) w niuanse krajowych przepisów VAT, i wiązać się z problemami interpretacji ("mapowania") oryginalnych danych na pola formatki. Brzmi to dość niejasno, ale może oznaczać takie "drobne" (z punktu widzenia programisty) różnice, jak zamiana dostawy WNT na eksport poza UE, wpisanie Płatnika jako Odbiorcy faktury, użycie niewłaściwego kursu waluty do wyznaczenia kwoty podatku w PLN, itp. Niektóre z takich pomyłek można szybko zauważyć i wyeliminować. Jednak inne, rzadziej występujące przypadki (np. podział stawki VAT na fakturach eksportowych) mogą sprawić problem już w systemie produktywnym.

Nasz pomysł - "czytanie" faktury zapisanej jako plik PDF - eliminuje konieczność zaangażowania po stronie Klienta programisty, co znacznie upraszcza cały projekt. Umożliwia także najdokładniejsze odwozorowanie w KSeF oryginalnej faktury (przeniesienie wszelkich uwag, dopisków, jakichś specyficznych znaczników, czytelnych dla Odbiorcy). Pliki PDF faktur zawierają teksty, nie obrazy, dlatego nie ma ryzyka, że np. litera "B" byłaby czasami rozpoznana jako "8". (Takie błędy mogłyby wystąpic tylko przy rozpoznawaniu treści zeskanowanych dokumentów, a tego przypadku nie obsługujemy). Co więcej, nasza implementacja konwersji plików PDF na faktury ustrukturyzowane jest całkiem szybka - przetworzenie pojedynczej faktury zajmuje zazwyczaj mniej niż sekundę. Oznacza to, że takie narzędzie może efektywnie obsługiwać większość polskich przedsiębiorstw, gdyż niewiele z nich wystawia więcej niż trzy tysiące faktur dziennie.

Wymagania techniczne

Aplikacja wymaga systemu Windows 10 lub Windows 11 z zainstalowanym .NET Framework w wersji co najmniej 4.8. (Standardowo aktualizowane Windows 10 spełnia te wymagania). Dodatkowo potrzebny jest Microsoft Office 2016 lub późniejszy (może być lokalna wersja Office 365) z zainstalowanym komponentem Microsoft Access. Oczywiście, niezbędny jest także dostęp do Internetu. Jak na dzisiejsze czasy, wymagana przestrzeń dysku na program i jego bazy danych jest minimalna - mniej niż 100MB. Co najwyżej należy dodać do tego przestrzeń na folder-archiwum z przetworzonymi plikami PDF. Jego rozmiar łatwo skalkulować na podstawie przewidywanej liczby faktur i przeciętnego rozmiaru jej pliku.

Uwagi na temat wdrożenia

Rozwiązanie do obsługi KSeF jest przygotowane tak, by minimalnie angażować zewnętrzne działy IT (często spotykane w dużych, rozproszonych przedsiębiorstwach). Nasze programy wymagają tylko wgrania plików w wybrane miejsce na dysku - nie jest potrzebne nawet uruchamianie jakiegokolwiek programu instalacyjnego. Prace wdrożeniowe wymagają przede wszystkim udziału osób bezpośrednio związanych z fakturowaniem: wskazanych przez Klienta pracowników działu Księgowości i Sprzedaży. Większość czasu zajmuje merytoryczne uzgodnienie, jak najlepiej odwzorować obecne faktury sprzedaży w KSeF. Dzięki temu taki projekt można przeprowadzić szybko i sprawnie.